PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pendahuluan
Globalisasi perekonomian membawa
tantangan baru bagi organisasi untuk tetap bertahan hidup dalam persaingan yang
makin kompetitif. Organisasi bisnis maupun organisasi non bisnis dituntut untuk
memiliki SDM yang kompeten yang mampu menjalankan dan menyelesaikan tugas dan
kewajibannya secara lebih baik. Individu harus terlatih untuk secara aktif
bertanggung jawab atas perilaku mereka, mengembangkan dan saling berbagi
informasi tentang pekerjaan. Pemberdayaan karyawan akan sangat menentukan
kesuksesan organisasi. Organisasi harus menyadari bahwa makin kompetitifnya
lingkungan bisnis mereka, memerlukan pembelajaran yang lebih efektif,
pemberdayaan karyawan, dan komitmen yang lebih besar dari setiap orang yang terlibat
dalam organisasi. Perusahaan harus memahami bahwa kunci untuk meraih kinerja
perusahaan yang lebih baik adalah komunikasi.
Ditinjau dari segi kepemimpinan dalam organisasi
dibutuhkan seorang pemimpin yang memiliki jiwa kepemimpinan sehingga mampu mempengaruhi
orang lain agar bekerja bersama sebagai suatu tim untuk mencapai tujuan yang
ingin dicapai, selain itu ia harus bisa membedakan antara otoritas (suatu
wewenang yang didelegasikan dari atas melalui rantai perintah) dan kepemimpinan
(suatu wewenang yang didapat seseorang dari rekan maupun bawahannya). Dalam
melaksanakan fungsi kepemimpinan, seorang pemimpin harus memahami benar bahwa
individu merupakan komponen penting dalam organisasi sehingga harus dilibatkan
dalam pendelegasian tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dengan
tanpa mengabaikan aspek budaya dan lingkungan organisasi, serta adanya
persetujuan antara pihak manajemen dengan bawahan (Conger,1998). Untuk
menunjang fungsi inilah dibutuhkan adanya komunikasi yang berkualitas yaitu dengan
sikap antusias terhadap semua kegiatan operasi, komunikasi dua arah antara
pemimpin dengan pekerja, dan perhatian yang cukup dalam hubungan dengan
bawahan.
Komunikasi : Definisi dan Proses
Kesuksesan organisasi sangat
dipengaruhi oleh kapabilitas dan kompetensi masing-masing individual dan
kerjasama antar anggota tim dalam organisasi. Dalam menjalin kerjasama untuk
mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya komunikasi. Ditinjau berdasarkan
teknis pelaksanaannya, komunikai dapat dirumuskan sebagai kegiatan dimana
seseorang menyampaikan pesan melalui media tertentu kepada orang lain dan
sesudah menerima pesan serta memahami sejauh mana kemampuannya, penerima pesan
menyampaikan tanggapan melalui media tertentu kepada orang yang menyampaikan
pesan tersebut kepadanya.
Argiris (1994) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu
proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sender) mengirimkan
informasi(massage) pada orang lain, kelompok, atau organisasi (receiver).
Proses komunikasi umumnya mengikuti beberapa tahapan. Pengirim pesan
mengirimkan informasi pada penerima informasi melalui satu atau beberapa sarana
komunikasi. Proses berlanjut dimana penerima mengirimkan feedbackatau
umpan balik pada pengirim pesan awal. Dalam proses tersebut terdapat distorsi-distorsi
yang mengganggu aliran informasi yang dikenal dengan noise.
Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui pemahaman
unsur-unsur komunikasi yang meliputi pihak yang mengawali komunikasi, pesan
yang dikomunikasikan, saluran yang digunakan untuk berkomunikasi dan gangguan
saat terjadi komunikasi, situasi ketika komunikasi dilakukan, pihak yang
menerima pesan, umpan dan dampak pada pengirim pesan. Pengirim atau sender
merupakan pihak yang mengawali proses komunikasi. Sebelum pesan dikirimkan,
pengirim harus mengemas ide atau pesan tersebut sehingga dapat diterima dan
dipahami dengan baik oleh penerima, Proses pengemasan ide ini disebut
dengan encoding.
Pesan yang akan dikirimkan harus bersifat informatif
artinya mengandung peristiwa, data, fakta, dan penjelasan. Pesan harus bisa
menghibur, memberi inspirasi, memberi informasi, meyakinkan, dan mengajak untuk
berbuat sesuatu. Pesan yang telah dikemas disampaikan melalui media baik
melalui media lisan (dengan menyampaikan sendiri, melalui telepon, mesin dikte,
atau videotape), media tertulis (surat, memo, laporan, hand out, selebaran,
catatan, poster, gambar, grafik), maupun media elektronik (faksimili, email,
radio, televisi).
Penggunaan media untuk menyampaikan pesan dapat
mengalami gangguan (noise) yang dapat menghambat atau mengurangi kemampuan
dalam mengirim dan menerima pesan. Gangguan komunikasi dapat berupa faktor
pribadi (prasangka, lamunan, perasaan tidak cakap) dan pengacau indra (suara
yang terlalu keras atau lemah, bau menyengat, udara panas). Situasi juga dapat
mempengaruhi jalannya komunikasi karena situasi dapat mempengaruhi perilaku
pihak yang berkomunikasi sehingga pada waktu berkomunikasi dengan pihak lain
tidak hanya harus mempertimbangkan isi dan cara penyampaian, tetapi juga
situasi ketika komunikasi akan disampaikan.
Setelah pesan disampaikan, pihak yang menerima pesan (receiver)
harus dapat menafsirkan dan menerjemahkan pesan yang diterima. Penafsiran pesan
mengkin akan sama atau berbeda dengan pengirim pesan. Jika penafsiran sama,
maka penafsiran dan penerjemahan penerima benar dan maksud pengirim tercapai.
Jika penafsiran berbeda maka penafsiran dan
penerjemahan salah dan maksud tidak tercapai. Penafsiran pesan ini sangat
dipengaruhi oleh ingatan dan mutu serta kedekatan hubungan antara pengirim dan
penerima.
Unsur terakhir dalam komunikasi adalah umpan balik
merupakan tanggapan penerima terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Umpan
balik bisa berupa tanggapan verbal maupun non verbal dan bisa bersifat positif
maupun negatif. Umpan balik positif terjadi bila penerima menunjukkan kesediaan
untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta memberikan tanggapan
sebagaimana diinginkan oleh pengirim. Sedangkan umpan balik negatif dapat benar
juga dapat salah. Umpan balik negatif dikatakan benar jika isi dan cara
penyampaian pesan dilakukan secara benar, penafsiran dan penerjemahan penerima
pesan juga benar. Umpan balik negatif dikatakan salah jika isi dan cara
penyampaian pesan dilakukan secara benar tetapi penafsiran pesan salah. Dalam
komunikasi secara bergantian peran penerima pesan bisa berubah menjadi pengirim
pesan dan pengirim pesan berubah menjadi penerima pesan.
Jenis – jenis Komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari kata
Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik
bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar
apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting
dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada
setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung
satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain
dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain
dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal ( bahasa
tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku bangsa).
Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan
atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok.
Jenis komunikasi terdiri dari:
1. Komunikasi verbal dengan kata-kata
2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh
1. Komunikasi verbal dengan kata-kata
2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh
1.
Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal adalah penyampaian pesan dengan
kata-kata.
Dan mencakup aspek-aspek berupa ;
a.
Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi
tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak
dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b.
Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan
sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau
terlalu lambat.
c.
Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara
dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan
intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan
hambatan dalam berkomunikasi.
d.
Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia.
Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu
menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan
harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam
berkomunikasi.
e.
Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila
disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya
sehingga lebih mudah dimengerti.
f.
Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu
diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk
berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau
memperhatikan apa yang disampaikan.
2.
Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa
kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a.
Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi,
karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b.
Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk
berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya
jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan
kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata
juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c.
Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat
sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan
seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau
simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d.
Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang
berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur
tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat
kesehatannya.
e.
Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang,
tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat
dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non
verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f.
Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas
pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti
mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan
seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan
stress
Contoh Konflik Komunikasi dalam Organisasi
Misalnya pegawai lini memiliki
wewenang dalam proses pengambilan keputusan sementara staff lebih pada
memberikan rekomendasi atau saran. Sering pegawai lini merasa lebih penting,
sementara staff merasa lebih ahli. Ujung-ujungnya miss understanding di
kalangan pelaku organisasi karena informasi yang diterima kurang jelas atau
bertentangan dengan tujuan yang sebenarnya.
Dalam konflik ini bisa kami simpulkan bahwasanya dalam
berorganisasi kita tidak boleh meninggalkan yang namanya 3K (komunikasi,
konfirmasi, koordinasi). Pentinggnya komunikasi dalam organisasi sangat
berpengaruh terhadap kelangsungan anggota dalam berorganisasi
Penutup
Komunikasi merupakan satu hal
penting untuk menunjang kesuksesan organisasi baik dalam meningkatkan kinerja
organisasi maupun adaptasi organisasi terhadap setiap perubahan lingkungan
bisnis yang ada sehingga organisasi bisa tetap survive bahkan
meraih keunggulan kompetitifnya. Melalui komunikasi yang baik antar individu
dan pihak-pihak yang terlibat langsung dalam organisasi maupun diluar
organisasi, organisasi dapat memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan.
Untuk mengembangkan komunikasi yang baik ini diperlukan peran aktif manajer
maupun bawahan melalui aplikasi beberapa teknik yang telah dijelaskan pada
bagian sebelumnya.
Referensi
Argiris C., 1994. Good communication that block
learning. HBR. July - Agustus
Conger, A. J., 1998. The Necessary Art of Persuasion.
HBR. May – June
Dean, O., Popp, G.E., 1990. Intercultural
communication effectiveness as perceived by American managers in Saudi Arabia
and French managers in the US. International Journal of Intercultural Relation,
12 (3), 405-424.
Griffith, D.A., 2002. The role of communicayion
competencies in international business relationship development. Journal of
World Business, 37 (4), 256-265.
Graham, H.G., 1991. The Impact of non verbal
communication of organization: A survay of perceptions. The journal of Business
communication. Winter 1991.
Konutson, T.J., Komolsevin, R., Chatiketu, P., Smith,
V.R., 2003. A cross cultural comparason of Thai and US American rethorical
sensitivity implications for intercultural communication effectiveness.
International Journal of Intercultural Relation, 27 (1), 63-78.
Koester, J., Olebe, M., 1988. The behavioral
assessment scale for intercultural communication effectiveness. International
Journal of Intercultural Relation, 12 (3), 233-246.
Xie, A., Rau, L.P., Tseng, Y., Su, H., Zhao, C.,
2008. Cross cultural influence on communication effectiveness and user
interface design. International Journal of Intercultural Relation, 32 (1),
80-91
Tidak ada komentar:
Posting Komentar