Pelaksanaan
atau pekerjaan sebuah proyek, dimulai dengan penyusunan perencanaan, penyusunan
jadwal (penjadwalan) dan untuk memperoleh hasil yang sesuai dengan perencanaan
diperlukan pengendalian.
1. Perencanaan
Perencanaan
adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk
menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan
pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan
kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara garis besar, perencanaan berfungsi untuk
meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran dan mutu.
Pengertian
di atas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, ini berarti
perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pengerjaan tertentu Tahap-tahap
pekerjaan itu yang disebut proses.
Dalam
menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :
a.
Menentukan tujuan
Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan
yang akan dilakukan.
b.
Menentukan sasaran
Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan
suatu tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya.
c.
Mengkaji posisi awal terhadap tujuan
Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian
terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak
dicapai.
d.
Memilih alternatif
Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk
mewujudkan tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai
untuk suatu kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian
perlu dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.
e.
Menyusun rangkaian langkah untuk
mencapai tujuan
Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat
dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.
Tahapan
perencanaan di atas merupakan suatu rangkaian proses yang dilakukan sesuai
urutannya. Dari proses tersebut perencanaan disusun dan selanjutnya dilakukan
penjadwalan.
2. Penjadwalan
Penjadwalan
dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk menentukan
aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam urutan serta
kerangka waktu tertentu, dalam mana setiap aktivitas harus dilaksanakan agar
proyek selesai tepat waktu dengan biaya yang ekonomis (Callahan, 1992).
Penjadwalan meliputi tenaga kerja, material, peralatan, keuangan, dan waktu.
Dengan penjadwalan yang tepat maka beberapa macam kerugian dapat dihindarkan
seperti keterlambatan, pembengkakan biaya, dan perselisihan.
Beberapa
manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan antara lain :
a) Bagi pemilik :
1) Mengetahui waktu mulai dan selesainya proyek.
2) Merencanakan aliran kas.
3) Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek.
b) Bagi kontraktor:
1) Memprediksi kapan suatu kegiatan yang spesifik dimulai dan diakhiri.
2) Merencanakan kebutuhan material, peralalan, dan tenaga kerja.
3) Mengatur waktu keterlibatan sub-kontraktor.
4) Menghindari konflik antara sub-kontraktor dan pekerja.
5) Merencanakan aliran kas.
6) Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek.
3. Pengendalian
R.J.
Mockler, 1972, dalam Imam Soeharto (1997) memberikan pengertian tentang
pengendalian. Menurutnya, pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk
menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem
informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan
adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan
pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan
efisien dalam rangka mencapai sasaran.
Berdasarkan
pengertian yang diberikan oleh Mockler, maka proses pengendalian proyek dapat
diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:
a.
Menentukan sasaran.
b.
Definisi lingkup kerja.
c.
Menentukan standar dan kriteria
sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran.
d.
Merancang/menyusun sistem informasi,
pemantauan, dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan.
e.
Mengkaji dan menganalisis hasil
pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan.
f.
Mengadakan tindakan pembetulan.
Fungsi utama
pengendalian adalah memantau dan mengkaji (bila perlu mengadakan koreksi) agar
langkah-langkah kegiatan terbimbing ke arah tujuan yang telah ditetapkan.
Pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai
dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang
efektif dan efisien.